Notas Fiscais Eletrônicas – O que você precisa saber?

O Sistema Odin® emite notas fiscais eletrônicas desde que elas foram implementadas por estados e prefeituras. As primeiras notas fiscais eletrônicas de produto começaram a ser emitidas no Brasil em 2006, em Goiás e no Rio Grande do Sul. A partir de então, o seu uso foi expandido até contemplar todo o território nacional.

As notas de produto são mantidas pelos estados e as de serviço pelas prefeituras, sendo que cada estado e município pode ter a sua própria implementação. Como o Brasil possui 27 unidades federativas (26 estados e o Distrito Federal) e mais de 5.500 municípios, a implementação de emissão de notas de produto em um ERP é muito menos complexa do que a emissão de notas de serviço.

Felizmente, um processo de unificação nacional da emissão de notas de serviço está em curso, embora em fase inicial e sem previsão de conclusão. Quando tivermos uma NFS-e única para todo o Brasil (NFS-e Nacional), o ambiente será muito menos complexo e instável.

Notas de Produto

O Sistema Odin® emite notas de produto para todas as unidades federativas, através de implementação própria. Desta forma, qualquer mudança ou atualização implementada pelo SEFAZ de um determinado estado, será customizada diretamente por nossa equipe de desenvolvimento.

Como são poucos estados, os problemas relacionados a layout são menos frequentes neste tipo de nota, mas outros tipos de ocorrência podem surgir.

Os problemas mais comuns para emissão de nota de produto (NF-e) são:

Indisponibilidade de internet no cliente.
Bloqueios de acessos a sites, IPs e portas implementados no firewall da sua empresa ou pelo seu provedor de internet.
Expiração do certificado digital.
Alteração das senhas do certificado digital.
Indisponibilidade dos servidores do SEFAZ.
Mudança de layout, implementado pelo SEFAZ, sem prazo hábil para adaptação do Sistema Odin®.

A disponibilidade dos diferentes serviços nacionais de emissão de NF-e, pode ser consultada no link abaixo.

https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/disponibilidade.aspx

Notas de Serviço

O Sistema Odin® emite notas de serviço para centenas de cidades do Brasil, mas NÃO para todas.

Como são milhares de prefeituras, o Sistema Odin® utiliza softwares de empresas que fornecem soluções de integração com a maioria das cidades do Brasil. Na medida que a NFS-e Nacional for se expandindo, a necessidade de softwares de terceiros irá se reduzindo, até eventualmente se tornar desnecessária. Isso tornará a gestão deste recurso menos custosa e complexa, melhorando o tempo de resposta para a solução de problemas.

Mesmo esses softwares de terceiros atendendo uma grande quantidade de prefeituras, a abrangência não é de 100%. No caso de uma cidade não estar contemplada, a comunicação geralmente pode ser implementada, mas o tempo de desenvolvimento pode ser de várias semanas, dependendo do formato do layout exigido.

As NFS-e são emitidas pelo Sistema Odin® através de três formatos:

NFS-e Nacional, via TecnoSpeed.
NFS-e Prefeitura, via TecnoSpeed.
NFS-e Prefeitura, via Unife.

Possíveis Problemas com NFS-e

Como são muitos formatos e fornecedores, os problemas relacionados a emissão das notas de serviço variam de prefeitura para prefeitura.

Com base na experiência acumulada em anos de trabalho nessas integrações, vamos apresentar abaixo uma lista com os problemas mais comuns.

Os problemas mais comuns para emissão de nota de serviço são:

Indisponibilidade de internet no cliente.
Bloqueios de acessos a sites, IPs e portas implementados no firewall da sua empresa e pelo seu provedor de internet.
Expiração do certificado digital.
Alteração das senhas do certificado digital.
Indisponibilidade dos servidores da prefeitura.
Mudança de layout, implementado pela prefeitura, sem prazo hábil para adaptação do Sistema Odin®.
Disponibilização de tipos de NFS-e com características diferentes (site x sistema).

Isso ocorre quando a prefeitura disponibiliza recursos na emissão de NFS-e via site, que não foram implementados na comunicação eletrônica, ou vice-versa. Nesses casos, emitir a nota no site da prefeitura ou no sistema de gestão não gera o mesmo tipo de resultado. Alguns campos e características podem estar ausentes em um dos meios.

Em geral isso ocorre por questões de abrangência, custo e tempo de implementação. A prefeitura tende a priorizar o recurso que atende o maior número de usuários e o maior volume de notas. Quase sempre é através do site que milhares de pequenos negócios emitem suas notas, sendo a opção prioritária das prefeituras.

Com menor orçamento que os estados, a prefeitura pode levar vários meses para equiparar as características das duas soluções, se o fizer.

Ausência de ambiente de homologação.

O orçamento escasso, algumas vezes, faz com que as prefeituras não implementem um ambiente de homologação, impedindo que os desenvolvedores possam testar um novo formato antes dele se tornar obrigatório.

Quando isso ocorre, o dia da “virada” de versão transforma-se em uma situação de alto risco, pois diversas situações podem não estar contempladas na comunicação com o sistema da prefeitura. Também não é incomum que o layout fornecido seja modificado horas antes do início de sua utilização, para resolver problemas encontrados no sistema utilizado pela própria prefeitura.

Solução incompleta.

Uma prefeitura pode disponibilizar a NFS-e sem ter contemplado todos os ramos de atividades existentes no município. A versão lançada é preparada para atender a maioria dos usuários e ramos, mas as características necessárias para alguns ramos específicos podem estar ausentes.

As concreteiras são especialmente afetadas por este tipo de situação e alguns dos problemas mais comuns são:

O site não está preparado para o tipo de NFS-e necessário para Obras.
O site está preparado para Obras, mas a versão de comunicação eletrônica não.
Pode ser necessário cadastrar a Obra no site da prefeitura ANTES de fazer a emissão das notas.
A prefeitura permite o envio de uma série de informações necessárias ao ramo, mas retorna a nota sem esses dados.
Nem todas características de tributação não implementadas. O ramo do concreto é um dos poucos que possui abatimento de impostos, mas a prefeitura só implementa o modelo SEM abatimento, fazendo com que as empresas do ramo emitam a nota com valor integral.
Solução inexistente.

Algumas prefeituras disponibilizam apenas a emissão via site, de forma manual, impedindo a comunicação entre o Sistema Odin® e o sistema de emissão de NFS-e. Nesse caso, nada pode ser feito até que a prefeitura disponibilize a comunicação.

Impressão da nota.

Cada prefeitura tem o seu layout próprio de Danfe e nem todas disponibilizam um local de visualização. Desta forma, o sistema não tem como buscar a nota com o layout da prefeitura e terá que utilizar um modelo próprio (padrão do sistema).

Também existem casos em que o acesso a visualização da nota exige interação humana, com sistemas de prevenção de consulta automática (robôs). Nesses casos o download automático da nota não é possível, implicando em utilização de layout próprio ou em procedimento manual no site, por parte do usuário.

Estas situações impedem um processo automático, no qual o usuário poderia enviar a nota para a prefeitura, visualizar e imprimir diretamente pelo sistema. Desta forma, o sistema também fica impossibilitado de gerar um PDF da Danfe para ser enviado por e-mail ao cliente.

Um efeito secundário da utilização de formato próprio, é o layout da prefeitura ser consideravelmente diferente do layout genérico. Isso pode causar desconforto em que emite ou recebe, pois notas com aparência diferente são emitidas para a mesma prefeitura.

Como Proceder em Caso de Problema de Emissão de NFS-e

Seguem abaixo algumas ações que podem ser verificadas ou tomadas, em caso de falha na emissão de um NFS-e.

Regra Fiscal. Verifique se a nota com problema não é diferente das normalmente emitidas. Pode ser necessário consultar o seu contador para verificar se não existe alguma particularidade na emissão dessa nota específica.
Se possível, aguarde um pouco e tente emitir novamente. Os sistemas das prefeituras, especialmente as menores, podem apresentar instabilidade por excesso de demanda ou outros motivos.
Verifique se o site da prefeitura está online. Teste seu login e verifique se você consegue consultar suas últimas notas.
Verifique se a nota que você tentou emitir não está bloqueada no site. Algumas prefeituras, por motivos de impostos, dados informados e outros, podem realizar uma análise mais detalhada da nota fiscal antes de fazer a liberação. Nesses casos, a nota pode ser bloqueada até que seja aprovada ou rejeitada. Algumas prefeituras têm um status no site para estas notas, mas existem cidades nas quais você terá que entrar em contato a prefeitura.
Verifique se sua prefeitura requer solicitação de numeração de nota fiscal. Algumas prefeituras mantiveram o funcionamento semelhante à época da nota impressa, sendo necessário solicitar liberação de novas notas a cada N emissões. Quando chega neste limite, a mensagem de erro não é clara e pode ser difícil identificar o problema. Nesses casos, recomendamos acompanhar periodicamente a numeração pelo site.
Se você não consegue identificar o motivo da falha na emissão, entre em contato com a prefeitura e explique a situação ao setor de ISSQN. Prefeituras maiores estão acostumadas a este tipo de atendimento e podem prestar um auxílio valioso. Em cidades menores, quando ocorre um problema, muitas vezes é necessário que a prefeitura encaminhe as solicitações ao suporte do fornecedor do sistema por ela contratado. Eventualmente pode ocorrer que a prefeitura ainda não tenha conhecimento problema. A realização de um contato direto fará com que eles avaliem o que está ocorrendo.
Se a emissão for muito urgente, emita a nota fiscal no Sistema Odin®, mas sem transmiti-la. Em seguida, emita a nota manualmente no site da prefeitura, informando os protocolos necessários. Assim você terá a nota emitida no Sistema Odin® igual a emitida manualmente no site da prefeitura.

Suporte a Emissão de NFS-e

Sempre que necessário abra uma solicitação de suporte em nosso site (link abaixo), contudo você pode reduzir o tempo de resolução se seguir as sugestões apropriadas apresentadas neste documento.

Mesmo estando a sua disposição, convém alertar que nem sempre é possível para nós encaminhar o assunto diretamente com a prefeitura. Em geral as prefeituras não atendem as empresas de software, sendo um dos motivos o fato de que a parte de impostos faz parte da relação empresa-prefeitura.